Microsoft Access 1 y 2 Periodo

¿Que es Microsoft Access?

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para lossistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite ofimáticaMicrosoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

¿Como crear una base de datos?

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opción Base de datos en blanco del panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.

Si este panel no está visible podemos utilizar en el menú Archivo de la barra de menús la opción Nuevo...

O bien hacer clic sobre el icono Nuevo  de la barra de herramientas. En estos dos casos aparecerá el panel de tareas y podremos seleccionar Base de datos en blanco.

A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará. En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en:, te los explicamos aquí  En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botón Crear. !y asi queda creada la base de datos!

¿Como cerrar la base de datos?

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

 Ir al menú Archivo y elegir la opción Cerrar.

 O bien hacer clic sobre el botón Cerrar  de la ventana Base de datos.

Si queremos además cerrar la sesión de Access elegimos la opción salir o hacemos clic en el botón cerrar  de la ventana de Access.

¿Como Abrir la base de datos?

Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:

Desde la barra de menús: Ir al menú Archivo. Elegir la opción Abrir...

Desde la barra de herramientas: Hacer clic sobre el icono Abrir de la barra de herramientas.

Desde el panel de tareas: Tenemos un apartado Abrir un archivo donde aparecen las últimas bases de datos que se abrieron y la opción Más archivos... Elegir la opción Más archivos...

En cualquiera de los tres casos anteriores aparecerá el cuadro de diálogo Abrir: Elegir la carpeta donde está la base de datos que queremos abrir. Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella. Al abrir una carpeta, ésta se situará en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta. Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botón Abrir. O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá directamente.

Otra forma de abrir una base de datos, consiste en utilizar una lista de documentos abiertos anteriormente. Al final del menú desplegable de la opción Archivo de la barra de menús aparece una lista con los últimos documentos abiertos. También aparece esta lista en el panel de tareas como hemos comentado anteriormente. Para abrir la base de datos basta hacer doble clic sobre su nombre en la lista. El primer documento de la lista es el último que se abrió. Esta forma de abrir la base de datos suele ser la más utilizada ya que normalmente trabajamos siempre con la misma base de datos.                ¿Como crear una tabla de datos y sus caracteristicas? Aquí veremos cómo crear una tabla de datos para poder en las unidades didácticas siguientes introducir datos en la base de datos y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que nos proporciona Access2003. Para crear una tabla de datos tenemos que posicionarnos en la ventana base de datos con el objeto tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono  se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear una tabla:  Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.  Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica  Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.  Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos.  Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos. Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla es decir definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves etc... Otra forma más rápida de llegar a la vista diseño es desde la ventana Base de datos con el objeto tablas seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear una tabla en vista Diseño. Aparecerá la ventana Diseño de tabla: En la barra de título tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1; a continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente. En la parte inferior tenemos a la izquierda dos fichas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres. ¿Formas de relaccion en access y como relacionar Tablas? Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común. Existen tres tipos de relaciones: Relación de uno a uno:     En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado con un único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la que menos se utiliza. Un ejemplo podría ser éste, en el que cada persona tiene un único DNI:     Relación de varios a varios:     Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada película pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias películas:     Relación de varios a varios:     Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 sólo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el siguiente ejemplo, un equipo puede tener varios jugadores, pero cada jugador sólo puede jugar en un equipo: Práctica: Con la base de datos de nuestro ejemplo abierta, pulsa en el botón Relaciones o bien accede desde Herramientas - Relaciones.      Ha aparecido una nueva ventana con las dos tablas preparadas para crear la relación. Arrastra el campo Código de propiedad desde una tabla hasta otra:    Aparecec una nueva ventana donde podemos definir algunas características de la relación. Observa en la parte inferior que Access nos coloca automáticamente el tipo de relación como de Uno a uno, pues los dos campos son campos clave, por lo que sus datos serán únicos. Otras opciones de esta ventana son: Exigir integridad referencial    Se utiliza para asegurarnos de que los datos se mantendrán correctamente relacionados cuando se establezca la relación. Si esta casilla se activa, podemos escoger dos opciones más: Actualizar o eliminar en cascada los campos relacionados hace que cuando se modifique un dato en una de las dos tablas, éste también será modificado en la tabla relacionada.         Desde el botón Tipo de combinación podemos acceder a más características de la relación. Deja activada la casilla Exigir integridad referencial y sus dos opciones, y seguidamente pulsa en el botón Crear.     Aparecen unas líneas que reflejan la relación entre ambas tablas. Cierra la ventana contestando afirmativamente a la pregunta de Access de guardar la relación.    Ya están a punto las dos tablas para introducir los datos. Para ello, simplemente tendremos que pulsar el botón Abrir y Access mostrará una tabla formada por columnas donde podremos introducir los datos.     Mientras introduces un dato en un campo, Access muestra un lápiz en la parte izquierda de la fila. En la introducción de datos es importante no dejar en blanco el campo clave, o Access no nos dejará terminar el proceso. Cuando terminamos de introducir toda una fila, pulsaremos Intro para pasar a introducir el segundo registro. Si queremos cancelar la introducción de datos en una fila, pulsaremos la tecla Escape. ¿Que es una clave principal en access y como se usa? Una clave principal consta de uno o varios campos que identifican de forma exclusiva cada uno de los registros de la tabla. Los valores de los campos de una clave principal no se repetirán a lo largo de la tabla nunca. Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas: Acelera las consultas. Al visualizar los registros de una tabla, aparecerán inicialmente ordenados por los valores de la clave principal. Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya existente, lo que impide duplicaciones. Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de relaciones es un concepto avanzado de Access. Para establecer una clave principal en una tabla los pasos a seguir son: Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinación de ellos se desea utilizar como clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila, situado a la izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario, mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar más de una fila. Seleccionar la opción Clave principal del menú Edición, o bien hacer clic sobre el botón  Clave principal de la barra de herramientas. En el selector de las filas seleccionadas se visualizará un icono en forma de llave, identificando los campos que constituyen como clave principal. Si cuando se ha terminado de definir la estructura de una tabla desde el panel de diseño de tabla, se realiza la operación de cerrar, Access pregunta al usuario si se desea definir una clave principal mediante el mensaje: "No hay ninguna clave principal definida". Si se dispone de un campo ya definido como indexado sí sin duplicados, ese puede ser el campo idóneo para designar como clave principal. En la siguiente pantalla Access pregunta al usuario si desea que Access cree la clave principal. Al responder  que sí a dicha pregunta, asignará a dicho campo como clave principal: y de no existir ningún campo como indexado sí con duplicados, Access crea un campo llamado ID (de identificador), lo define como indexado sí sin duplicados y le atribuye el "marchamo" de clave principal.