Formularios 3 Periodo

Logro: Formularios en access

¿Que es un formulario?

Se llama formulario a una página con espacios vacíos que han de ser rellenados con alguna finalidad, por ejemplo una solicitud de empleo en la que has de rellenar espacios libres con la información personal requerida.

Es un conjunto de objetos y procedimientos que se utilizan como diseño de presentación al usuario.

También es utilizado en informática para referirse al conjunto de campos solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarán para su posterior uso o manipulación.

De igual forma se le llama así a un compendio de fórmulas matemáticas o algebraicas pertenecientes a una o varias categorías que sirve de guía o recordatorio para el momento de aplicarlas como por ejemplo para cálculos trigonométricos, conversiones entre cifras expresadas en diferentes unidades de medida, movimientos, fuerzas, pesos, volúmenes, potencias eléctricas, etc.

¿Cuales son los pasos para crear un formulario?

Para crear un formulario tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, si hacemos clic en el botón  se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear un formulario:  Vista Diseño abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario.  Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.  Autoformulario consiste en crear automaticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta origen. Según el tipo de formulario que elijamos (en columnas, en tabla,...) el formulario presentará los datos de manera diferente, cuando hacemos clic en una de las opciones, en la parte izquierda aparece un esquema de cómo se presentarán los datos con esa opción. Por ejemplo Autoformulario: en columnas presenta cada registro en una pantalla mientras que Autoformulario: en tabla presenta varios registros en una misma pantalla y cada registro en una fila. Para poder utilizar esta opción tenemos que rellenar previamente el cuadro Elija la tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen del formulario. Este será el único dato a introducir, una vez introducido, seleccionamos el tipo de autoformulario y pulsamos el botón Aceptar, Access se encarga del resto.  Asistente para gráficos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del gráfico.  Asistente para tablas dinámicos utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla dinámica. Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando el asistente.

El asistente para formularios.

Para arrancar el asistente para formularios podemos hacerlo como lo vimos en el punto anterior o bien, otra forma más rápida es desde la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear un formulario utilizando el asistente.

Aparece la primera ventana del asistente: En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el formulario. Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas, este será el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta. A continuación seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botón  o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón  y el campo se quita de la lista de campos seleccionados. Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón  o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón . A continuación pulsamos el boton Siguiente> y aparece la ventana que puedes ver en la siguiente página...

En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución.

Una vez seleccionada la distribución que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la siguiente pantalla: En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con ese estilo. Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última pantalla del asistente para formularios:

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este título también será el nombre asignado al formulario. Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre:  Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edición de registros, por ejemplo: o bien  Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo:

Diseño del formulario

La vista diseño es la que nos permite definir el formulario, en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante.  Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el Formulario seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón . Nos aparece la ventana Diseño de formulario:  El área de diseño consta de tres secciones: La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario. La sección Detalle, en ella aparecerán los registros del origen del formulario, o varios registros o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla, debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro. La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario. Podemos eliminar el encabezado o el pie con el menú Ver la opción encabezado o pie de formulario. La marca a la izquierda de la opción nos indica si las secciones están abiertas o cerradas, si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas. Para abrirlas, sólo tenemos que volver a seleccionar la opción.

Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño. Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos en el menú Ver las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

El Cuadro de Herramientas

Para definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es más que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoración. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botón de comando para abrir otro formulario o informe, o una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles.

En el cuadro Herramientas tenemos un botón por cada tipo de controles que se pueden añadir al formulario.

Si no aparece el cuadro Herramientas haz clic sobre el botón  de la barra de herramientas.

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura), a partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón .

El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:

Etiqueta  sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en su propiedad Título.

Cuadro de texto  se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado en un campo del origen del formulario. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un campo y si modificamos el contenido del cuadro en la vista Formulario estaremos cambiando el dato en el origen. Los cuadros de texto también pueden serindependientes, por ejemplo para presentar los resultados de un cálculo, o para aceptar la entrada de datos de un usuario. Los datos de un cuadro de texto independiente no se guardan en ningún sitio. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un dependiente) o una fórmula de cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese cálculo, en este último caso hay que preceder la fórmula por el signo de igualdad =.

Grupo de opciones  Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Un grupo de opciones hace fácil seleccionar un valor, ya que el usuario sólo tiene que hacer clic en el valor que desee. Sólo se puede seleccionar una opción del grupo a la vez. Las opciones deben ser pocas sino es mejor utilizar un cuadro de lista, o un cuadro combinado en vez de un grupo de opciones.

Un grupo de opciones consta de un marco de grupo así como de un conjunto de casillas de verificación, botones de opción y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones.

Botón de alternar , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, también se puede utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No, si el campo contiene el valor Sí, el botón aparecerá presionado.

Botón de opción , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, el botón tendrá este aspecto  , sino, este otro .

Casilla de verificación , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, la casilla tendrá este aspecto  , sino, este otro .

Cuadro combinado . En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra un sólo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista, la desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando añadimos un cuadro combinado al área de diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.

Cuadro de lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una o más columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando añadimos un cuadro de lista al área de diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.

Botón de comando . Un botón de comando permite ejecutar una acción con un simple clic, por ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botón, no sólo se ejecutará la acción correspondiente, sino que también parecerá que se presiona y se suelta el botón. También tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar más de treinta acciones predefinidas distintas.

Control imagen  para insertar imágenes en el formulario, esta imagen no variará al cambiar de registro.

Marco de objeto independiente  para insertar controles como un archivo de sonido, un documento Word, un gráfico, etc... Serán controles que no variarán al cambiar de registro.

Marco de objeto dependiente  para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a otro.

Salto de página  , el salto de página no tiene efecto en la vista Formulario pero sí en la vista preliminar y a la hora de imprimir.

Control ficha , se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos campos que no caben en una sóla pantalla y queremos organizarlos en varias fichas.

También podemos agregar un subformulario . Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso.

El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios están vinculados para que el subformulario presente sólo los registros que están relacionados con el registro actual del formulario principal (que el subformulario presente sólo los alumnos matriculados en el curso activo).

Línea  para añadir una línea en el formulario.

Rectángulo  para añadir un rectángulo al formulario.

Por último podemos añadir más controles, controles más complejos con el botón .

Ejemplos Formularios Access 2003

Area

Autor

Editorial

Usuario